NORCE Norwegian Research Centre AS (NORCE) er et nytt og fremtidsrettet forskningsinstitutt med stor faglig bredde og sterke kunnskapsmiljøer. Norce leverer forskning og innovasjon innen energi, helse, klima, miljø, samfunn og teknologi.

NORCE ble opprettet 2017 og i løpet av 2018 fusjonerte forskningsinstituttene Agderforskning AS, Christian Michelsen Research AS, International Research Institute of Stavanger AS, Uni Research AS og Teknova AS inn i NORCE og er blitt en integrert del av selskapet. I ettertid har NORUT AS og Uni Research Polytec AS blitt del av NORCE.

NORCE har hovedkontor i Bergen og virksomhet i Alta, Bardu, Bodø, Grimstad, Haugesund, Oslo, Randaberg, Stavanger, Kristiansand og Tromsø.  Konsernet samler over 1000 ansatte og har til enhver tid mer enn 1500 prosjekter gående.

Etter at mange av forskningsmiljøene i Norge ble samlet, meldte også behovet seg for å samle avtaler som dekket hele den nye organisasjonen. Høsten 2019 pågikk det en prosess om å samle alle reisebyråtjenester i en sentral avtale, og dette arbeidet førte til at Norce signerte en samarbeidsavtale med G Travel i slutten av november.

Gruppen som ledet innkjøpet hadde ambisiøse mål. Den ønsket å være i gang med tjenestene 1. januar, rundt tre uker og en juleferie etter kontraktsignering. I tillegg skulle så å si alle reiser bestilles online, så alt måtte legges til rette gjennom single-sign-on for de ansatte.

Norce hadde ett utfordrende utgangspunkt. Det var mange ulike lokasjoner spredd utover Norge, og som en sammenslått organisasjon var det mange ulike vaner som skulle endres og samles i den nye avtalen. Noen av virksomhetene hadde tidligere brukt andre reisebyråer, og noen hadde aldri hatt reisebyråavtale.

Fem måneder senere foreligger fasiten! Norce gikk gjennom en lynrask implementering hos G Travel, og de første bestillingene ble gjort i den første uken av januar 2020. Ikke bare nådde de målene om å komme i gang, de nådde også målsetningen om online-adopsjon. I løpet av det første kvartalet av 2020 har Norce allerede klart å komme opp på over 90 prosent bestillinger gjort gjennom G Travel Online.

Avtaleansvarlig Tor Ragnar Møller-Hansen sier at man tidlig så viktigheten av et godt samarbeid med reisebyrået. Det ble raskt avklart hvilke resurser man måtte stille med internt, og særlig IT-avdelingen ble involvert. I tillegg har Norce vært veldig tydelige i egen organisasjon om målsetning og hva som kreves for å lykkes med innkjøpet.

- Men det har likevel gått raskere enn forventet, sier Møller-Hansen, og følger opp med at alle har tatt systemene i bruk.

På spørsmål om hvordan de har lykkes så raskt med målsetningene om online-andel, svarer han at de har vært tydelige i kommunikasjonen ut til brukerne, som har blitt jevnlig oppdatert gjennom intranett. Norce var klar over at det var ulik erfaring med reisebyrå i de ulike forskningsmiljøene, hvor noen hadde brukt et annet reisebyrå, og noen aldri hadde hatt en reisebyråavtale. Norce hadde en smart start og rullet systemet ut til en og en lokasjon, og passet på at alle fikk den nødvendige opplæringen.

- Og så hjelper det jo at det er et veldig enkelt system, sier Møller-Hansen

Godt jobbet sier vi i G Travel! Det er fantastisk å se at ambisiøse mål blir nådd på rekordtid!